Travail manuel
Validation des achats et des bons de commande sans courir après les signatures
La validation des achats et des bons de commande suit vos règles : qui peut acheter quoi, jusqu'à quel montant, et qui doit dire oui au-delà.
Gratuit · Sans engagement
Chaque demande arrive à la bonne personne avec ce qu'il faut pour trancher : le montant, le fournisseur, le budget déjà engagé et les achats précédents du même type.
Une fois validée, la commande part au fournisseur et reste rattachée à la facture qui arrivera plus tard.
Gratuit · Sans engagement
Si c'est votre quotidien
Un chef d'équipe a besoin de matériel. Il vous envoie un mail, ou vous arrête dans le couloir. Vous dites oui entre deux rendez-vous, sans savoir ce qui a déjà été commandé ce mois-ci.
Le bon de commande est tapé dans Word, signé, scanné, envoyé. Quand la facture arrive trois semaines plus tard, la comptabilité cherche qui l'a autorisée.
Pendant vos congés, les achats attendent, ou partent sans validation.
Ce qu'on met en place, concrètement
- Un formulaire de demande d'achat court, rempli depuis un téléphone ou un ordinateur.
- Vos seuils de validation écrits une fois : en dessous, la demande passe seule ; au-dessus, elle attend la bonne personne.
- La validation se fait d'un geste, avec le budget du service et l'historique du fournisseur sous les yeux.
- Un remplaçant prend le relais quand le valideur est absent, selon la règle que vous avez choisie.
Ce qui change une fois en service
- Vous ne validez plus rien à l'aveugle.
- Chaque facture fournisseur retrouve sa commande et la personne qui l'a acceptée.
- Les achats ne s'arrêtent plus quand vous êtes en déplacement.
- Vous voyez à tout moment ce qui est engagé, service par service.
Comment ça se passe
45 minutes pour cartographier
On choisit avec vous la partie de l'activité qui prend le plus de temps et on la suit de A à Z, en visio. Vous repartez avec la carte de ce qui se passe vraiment, et une réponse franche : le sur-mesure se justifie chez vous, ou non.
Une proposition écrite
Ce qui sera construit, vos règles avec leurs exceptions, la façon dont vous vérifierez que ça marche, et le prix. Rien ne démarre sans votre accord écrit.
Un premier morceau utilisable tout de suite
Le logiciel arrive par morceaux qui fonctionnent avec vos outils et vos vrais dossiers. Vos équipes s'en servent dès qu'un morceau est prêt, et leurs retours servent au suivant.
Mise en service, puis on vous remet tout
Vos équipes testent sur leur vrai travail, on ajuste, puis on met en service avec un retour en arrière prévu. Vous recevez le code, les accès et la documentation, à votre nom.
Ce que vous recevez
- Un logiciel qui travaille avec les outils que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
- Le code, les accès et la documentation, à votre nom. Un autre prestataire peut reprendre derrière nous.
- Un prix fixé par écrit avant de commencer. Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT selon ce qu'il faut relier.
- Ensuite, vous choisissez : maintenance et hébergement à tarif mensuel fixe, ou transmission à votre informaticien.
- Personne n'est remplacé. Le logiciel retire des tâches à vos équipes, pas des postes.
Les questions qu'on nous pose avant de réserver
- On est une PME, pas un grand groupe. Ce n'est pas trop lourd ?
- On écrit vos règles telles qu'elles sont, pas celles d'un grand groupe. Si deux seuils et deux personnes suffisent chez vous, l'outil tient en deux écrans.
- Nos fournisseurs vont devoir changer quelque chose ?
- Non. Ils reçoivent un bon de commande comme aujourd'hui, par mail, avec votre présentation.
- Ça marche avec la facture électronique ?
- C'est même là que ça sert. Une facture qui arrive par votre plateforme doit être rattachée à sa commande et à son valideur. Si ce lien existe déjà, le rapprochement est immédiat.
- Combien ça coûte ?
- Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT, selon le nombre de services, de seuils et d'outils à relier. Le montant exact est fixé par écrit avant de commencer.