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Astrap
Vérifier mon éligibilité

Travail manuel

Traiter les commandes reçues par e-mail sans les retaper

Traiter les commandes reçues par e-mail, chez beaucoup de PME, veut dire ouvrir un PDF d'un côté, le logiciel de gestion de l'autre, et recopier ligne à ligne.

Vérifier mon éligibilité

Gratuit · Sans engagement

Astrap construit le logiciel qui lit ces mails et leurs pièces jointes, reconnaît le client et les articles, et prépare la commande dans l'outil que vous utilisez déjà.

Une référence inconnue ou un prix qui ne colle pas avec le tarif du client ? La commande attend qu'une personne tranche, avec le mail d'origine sous les yeux.

Un bureau calme : un seul écran, le devis signé posé à côté, l'employée au téléphone avec un client, détendue.

Si c'est votre quotidien

Le matin, la boîte commandes contient trente messages. Certains clients envoient un bon de commande en PDF, d'autres un tableau Excel, d'autres trois lignes tapées dans le corps du mail. Une personne passe sa matinée à tout ressaisir.

Chaque client écrit ses références à sa façon. Il faut les connaître par cœur pour retrouver le bon article, et c'est souvent la même personne qui les connaît.

Quand elle est absente, les commandes s'empilent, et le client qui appelle pour savoir où en est la sienne tombe sur quelqu'un qui ne la trouve pas.

Ce qu'on met en place, concrètement

  • Les mails de commande arrivent dans Outlook comme aujourd'hui. Le logiciel les lit, pièces jointes comprises.
  • Il fait correspondre les références du client aux vôtres, à partir d'une table qu'on construit avec vous et qui s'enrichit à chaque correction.
  • La commande préparée entre dans votre logiciel de gestion, Sage, Odoo ou autre, sans nouvelle saisie.
  • Le client reçoit un accusé de réception avec le détail de ce qui a été compris.

Ce qui change une fois en service

  • La personne qui ressaisissait vérifie les cas douteux et traite le reste en un clic.
  • Une commande ne dépend plus de la mémoire de celui qui connaît les références.
  • Chaque commande garde le lien vers le mail d'origine : en cas de litige, on retrouve ce que le client a vraiment demandé.
  • Vous savez chaque matin combien de commandes attendent, et pourquoi.

Comment ça se passe

  1. 45 minutes pour cartographier

    On choisit avec vous la partie de l'activité qui prend le plus de temps et on la suit de A à Z, en visio. Vous repartez avec la carte de ce qui se passe vraiment, et une réponse franche : le sur-mesure se justifie chez vous, ou non.

  2. Une proposition écrite

    Ce qui sera construit, vos règles avec leurs exceptions, la façon dont vous vérifierez que ça marche, et le prix. Rien ne démarre sans votre accord écrit.

  3. Un premier morceau utilisable tout de suite

    Le logiciel arrive par morceaux qui fonctionnent avec vos outils et vos vrais dossiers. Vos équipes s'en servent dès qu'un morceau est prêt, et leurs retours servent au suivant.

  4. Mise en service, puis on vous remet tout

    Vos équipes testent sur leur vrai travail, on ajuste, puis on met en service avec un retour en arrière prévu. Vous recevez le code, les accès et la documentation, à votre nom.

Ce que vous recevez

  • Un logiciel qui travaille avec les outils que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
  • Le code, les accès et la documentation, à votre nom. Un autre prestataire peut reprendre derrière nous.
  • Un prix fixé par écrit avant de commencer. Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT selon ce qu'il faut relier.
  • Ensuite, vous choisissez : maintenance et hébergement à tarif mensuel fixe, ou transmission à votre informaticien.
  • Personne n'est remplacé. Le logiciel retire des tâches à vos équipes, pas des postes.

Les questions qu'on nous pose avant de réserver

Nos clients envoient n'importe quoi, des photos, des tableaux bricolés. Ça marche quand même ?
Pour les formats qui reviennent souvent, oui. Pour le reste, le logiciel prépare ce qu'il peut et vous montre ce qu'il n'a pas compris. Il ne devine pas une quantité.
Et si le logiciel se trompe d'article ?
Tant qu'une correspondance n'a pas été validée une première fois par quelqu'un de chez vous, la commande passe par un humain. Ensuite, elle passe seule.
On peut commencer par nos plus gros clients ?
C'est même le plus logique. On traite d'abord les clients qui commandent le plus souvent, et on élargit ensuite.
Combien ça coûte ?
Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT, selon le nombre de formats de commande et d'outils à relier. Le montant exact est fixé par écrit avant de commencer.