Travail manuel
Éviter la double saisie entre devis, commande et facture
Éviter la double saisie entre devis, commande et facture, c'est faire en sorte qu'un devis signé devienne la commande, le bon de préparation et la facture sans que personne ne retape une ligne.
Gratuit · Sans engagement
Astrap construit ce logiciel autour des outils que vous avez déjà : un tableur, Sage, Odoo, ou le logiciel de gestion installé depuis quinze ans.
Quand un montant ne correspond pas, il s'arrête et demande à quelqu'un au lieu de deviner.
Gratuit · Sans engagement
Si c'est votre quotidien
Un devis est signé un mardi. Quelqu'un le retape en commande dans la gestion, refait le bon de préparation pour l'entrepôt, puis ressaisit la facture en fin de mois. La même information est tapée trois fois.
À chaque saisie, une erreur peut entrer : une référence inversée, une remise oubliée, la mauvaise adresse de livraison. On la découvre quand le client appelle, ou quand la facture revient contestée.
Et la semaine où la personne qui connaît le circuit est en congé, les commandes attendent son retour.
Ce qu'on relie, concrètement
- Le devis accepté dans votre CRM ou votre tableur crée la commande dans votre logiciel de gestion.
- La commande produit le bon de préparation, avec les quantités et l'adresse du client.
- L'expédition confirmée déclenche la facture, au prix et avec la remise du devis.
- Un devis modifié après signature vous est signalé avant que la commande parte.
Ce qui change une fois en service
- Chaque information est saisie une fois, au moment où elle naît.
- Un écart de prix ou de quantité arrive le jour même sur l'écran de la personne qui doit trancher.
- Celle qui retapait les devis passe ce temps avec les clients.
- Vous voyez où en est chaque commande sans avoir à demander.
Comment ça se passe
45 minutes pour cartographier
On choisit avec vous la partie de l'activité qui prend le plus de temps et on la suit de A à Z, en visio. Vous repartez avec la carte de ce qui se passe vraiment, et une réponse franche : le sur-mesure se justifie chez vous, ou non.
Une proposition écrite
Ce qui sera construit, vos règles avec leurs exceptions, la façon dont vous vérifierez que ça marche, et le prix. Rien ne démarre sans votre accord écrit.
Un premier morceau utilisable tout de suite
Le logiciel arrive par morceaux qui fonctionnent avec vos outils et vos vrais dossiers. Vos équipes s'en servent dès qu'un morceau est prêt, et leurs retours servent au suivant.
Mise en service, puis on vous remet tout
Vos équipes testent sur leur vrai travail, on ajuste, puis on met en service avec un retour en arrière prévu. Vous recevez le code, les accès et la documentation, à votre nom.
Ce que vous recevez
- Un logiciel qui travaille avec les outils que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
- Le code, les accès et la documentation, à votre nom. Un autre prestataire peut reprendre derrière nous.
- Un prix fixé par écrit avant de commencer. Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT selon ce qu'il faut relier.
- Ensuite, vous choisissez : maintenance et hébergement à tarif mensuel fixe, ou transmission à votre informaticien.
- Personne n'est remplacé. Le logiciel retire des tâches à vos équipes, pas des postes.
Les questions qu'on nous pose avant de réserver
- On a déjà un ERP. Il faut le changer ?
- Non. Si votre ERP fait bien son travail, il reste. On construit ce qui manque entre lui et vos autres outils.
- Nos devis ont plein de cas particuliers. Ça tient ?
- Ces cas particuliers, on les écrit pendant la cartographie, avec vous. Quand un devis sort de vos règles, le logiciel vous le montre au lieu de choisir à votre place.
- Quand est-ce que ça commence à servir ?
- Vos équipes utilisent chaque morceau dès qu'il est prêt, sans attendre la fin du chantier. Le délai exact est écrit dans la proposition, en même temps que le prix.
- Combien ça coûte ?
- Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT, selon le nombre d'outils et d'étapes à relier. Le montant exact est fixé par écrit avant de commencer.