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Astrap
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Travail manuel

Automatiser la relance des factures impayées, avec vos règles

Automatiser la relance des factures impayées se fait déjà très bien dans la plupart des logiciels de facturation, tant que la règle est simple. Si c'est votre cas, activez leur relance et gardez votre argent.

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Gratuit · Sans engagement

Astrap intervient quand la relance dépend de choses que ce logiciel ne voit pas : le commercial qui suit le client, une livraison contestée, un client stratégique qu'on ne relance pas comme les autres.

Le logiciel relance au bon moment, avec le bon ton, et prévient la bonne personne quand il faut décrocher le téléphone.

Un bureau au soleil du matin : le commercial au téléphone avec le client, le devis en main, un café fumant.

Si c'est votre quotidien

À chaque fin de mois, quelqu'un sort la liste des factures échues de la compta, la croise à la main avec le tableur des litiges, puis écrit aux clients un par un.

Il arrive qu'on relance un client dont la livraison est bloquée chez vous. Il le prend mal, et votre commercial l'apprend par lui.

Pendant ce temps, un autre client en retard continue de passer commande, parce que personne n'a fait le lien entre la facture impayée et la nouvelle commande.

Ce qu'on met en place, concrètement

  • Le logiciel lit les factures échues dans votre logiciel de compta ou de gestion.
  • Avant de relancer, il vérifie s'il existe un litige, un avoir en attente ou une livraison incomplète.
  • La relance part au ton que vous avez choisi pour ce type de client, et le commercial reçoit une copie.
  • Au-delà d'un seuil que vous fixez, une nouvelle commande de ce client attend votre accord.

Ce qui change une fois en service

  • Plus aucune facture échue n'attend la fin du mois pour être relancée.
  • On ne relance plus un client qui a une bonne raison de ne pas payer.
  • Le commercial sait qui doit de l'argent avant d'aller le voir.
  • Vous voyez chaque lundi ce qui est dû, par qui, et ce qui a déjà été fait.

Comment ça se passe

  1. 45 minutes pour cartographier

    On choisit avec vous la partie de l'activité qui prend le plus de temps et on la suit de A à Z, en visio. Vous repartez avec la carte de ce qui se passe vraiment, et une réponse franche : le sur-mesure se justifie chez vous, ou non.

  2. Une proposition écrite

    Ce qui sera construit, vos règles avec leurs exceptions, la façon dont vous vérifierez que ça marche, et le prix. Rien ne démarre sans votre accord écrit.

  3. Un premier morceau utilisable tout de suite

    Le logiciel arrive par morceaux qui fonctionnent avec vos outils et vos vrais dossiers. Vos équipes s'en servent dès qu'un morceau est prêt, et leurs retours servent au suivant.

  4. Mise en service, puis on vous remet tout

    Vos équipes testent sur leur vrai travail, on ajuste, puis on met en service avec un retour en arrière prévu. Vous recevez le code, les accès et la documentation, à votre nom.

Ce que vous recevez

  • Un logiciel qui travaille avec les outils que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
  • Le code, les accès et la documentation, à votre nom. Un autre prestataire peut reprendre derrière nous.
  • Un prix fixé par écrit avant de commencer. Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT selon ce qu'il faut relier.
  • Ensuite, vous choisissez : maintenance et hébergement à tarif mensuel fixe, ou transmission à votre informaticien.
  • Personne n'est remplacé. Le logiciel retire des tâches à vos équipes, pas des postes.

Les questions qu'on nous pose avant de réserver

Notre logiciel de facturation relance déjà. Pourquoi en ajouter un ?
Si ses relances vous suffisent, n'ajoutez rien. On le dira pendant la cartographie. Le sur-mesure sert quand la relance doit tenir compte des litiges, des commerciaux ou des commandes en cours.
On ne veut pas froisser nos gros clients.
Vous décidez client par client : relance automatique, relance après votre accord, ou simple alerte au commercial. Le ton de chaque message est le vôtre.
Il faut toucher à notre compta ?
Non. Le logiciel lit ce dont il a besoin et ne modifie rien dans vos écritures.
Combien ça coûte ?
Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT, selon le nombre d'outils à croiser. Le montant exact est fixé par écrit avant de commencer.