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Astrap
Vérifier mon éligibilité

Travail manuel

Automatiser les tâches administratives répétitives d'une PME

Automatiser les tâches administratives répétitives d'une PME, c'est retirer à vos équipes ce qu'elles refont chaque jour de la même façon : recopier une commande, relancer un client, vérifier qu'un chiffre correspond à un autre.

Vérifier mon éligibilité

Gratuit · Sans engagement

Astrap construit un logiciel qui fait ces gestes à leur place, en s'appuyant sur les outils que vous avez déjà, Excel compris.

Ce qui demande un jugement reste à vos équipes. Le logiciel leur apporte le dossier au bon moment, avec ce qu'il faut pour trancher.

Un bureau calme : un seul écran, le devis signé posé à côté, l'employée au téléphone avec un client, détendue.

Si c'est votre quotidien

Le matin, quelqu'un ouvre les e-mails de commande et les recopie dans la gestion. L'après-midi, la même personne vérifie que les bons de livraison correspondent aux factures. Le soir, vous relisez ce qui n'a pas été fait.

Un dossier reste bloqué tant que personne ne pense à le pousser. Une relance part avec une semaine de retard parce qu'elle était notée sur un post-it. Et tout ce qui sort de l'ordinaire finit par remonter jusqu'à vous.

Le jour où la personne qui connaît le fameux fichier Excel est absente, une partie de l'entreprise attend.

Ce qu'on automatise, concrètement

  • Les commandes reçues par e-mail arrivent seules dans votre logiciel de gestion, et celles qui sont incomplètes sont mises de côté pour quelqu'un.
  • Les relances de devis et de paiements sont préparées au jour que vous avez choisi.
  • Le rapprochement entre bon de livraison et facture se fait chaque soir, et seuls les écarts vous sont présentés.
  • Le tableau que quelqu'un reconstruit chaque lundi se remplit à partir des chiffres de vos outils.

Ce qui change une fois en service

  • Vos équipes saisissent une information une fois, là où elle arrive.
  • Les dossiers avancent sans attendre que quelqu'un y pense.
  • Les erreurs se voient le jour même, avant d'arriver chez le client.
  • Vous recevez les décisions à prendre, et plus le reste.

Comment ça se passe

  1. 45 minutes pour cartographier

    On choisit avec vous la partie de l'activité qui prend le plus de temps et on la suit de A à Z, en visio. Vous repartez avec la carte de ce qui se passe vraiment, et une réponse franche : le sur-mesure se justifie chez vous, ou non.

  2. Une proposition écrite

    Ce qui sera construit, vos règles avec leurs exceptions, la façon dont vous vérifierez que ça marche, et le prix. Rien ne démarre sans votre accord écrit.

  3. Un premier morceau utilisable tout de suite

    Le logiciel arrive par morceaux qui fonctionnent avec vos outils et vos vrais dossiers. Vos équipes s'en servent dès qu'un morceau est prêt, et leurs retours servent au suivant.

  4. Mise en service, puis on vous remet tout

    Vos équipes testent sur leur vrai travail, on ajuste, puis on met en service avec un retour en arrière prévu. Vous recevez le code, les accès et la documentation, à votre nom.

Ce que vous recevez

  • Un logiciel qui travaille avec les outils que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
  • Le code, les accès et la documentation, à votre nom. Un autre prestataire peut reprendre derrière nous.
  • Un prix fixé par écrit avant de commencer. Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT selon ce qu'il faut relier.
  • Ensuite, vous choisissez : maintenance et hébergement à tarif mensuel fixe, ou transmission à votre informaticien.
  • Personne n'est remplacé. Le logiciel retire des tâches à vos équipes, pas des postes.

Les questions qu'on nous pose avant de réserver

Par quelle tâche on commence ?
Par celle qui vous coûte le plus, et c'est rarement celle qu'on croit. C'est pour ça que la cartographie suit une commande ou un dossier de A à Z avant de choisir.
On a déjà essayé un outil d'automatisation, ça cassait tout le temps.
Souvent parce qu'il déplaçait les données sans connaître vos règles. On écrit d'abord ces règles avec vous, et quand un cas n'y entre pas, le logiciel s'arrête et le dit.
Mes équipes vont avoir peur pour leur poste.
Personne n'est remplacé. On retire les gestes répétitifs, et ce sont vos équipes qui testent chaque morceau sur leur vrai travail avant la mise en service.
Combien ça coûte ?
Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT, selon le nombre de tâches et d'outils concernés. Le montant exact est fixé par écrit avant de commencer.