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Vérifier mon éligibilité

Travail manuel

Automatiser la saisie des commandes dans votre logiciel de gestion

Automatiser la saisie des commandes, c'est faire entrer chaque commande dans votre logiciel de gestion au moment où elle arrive, sans que quelqu'un la recopie.

Vérifier mon éligibilité

Gratuit · Sans engagement

Qu'elle vienne d'un mail, d'une boutique Shopify, d'un devis signé ou d'un commercial en tournée, Astrap construit le logiciel qui la prend là où elle naît et la dépose au bon endroit.

S'il manque une information, une référence ou une adresse, il vous le dit au lieu de compléter au hasard.

Un bureau calme : un seul écran, le devis signé posé à côté, l'employée au téléphone avec un client, détendue.

Si c'est votre quotidien

Le matin, quelqu'un ouvre la boîte mail, imprime les bons de commande reçus pendant la nuit et les tape un par un dans la gestion. L'après-midi, c'est le tour des commandes de la boutique en ligne, exportées dans un fichier Excel.

Les jours chargés, la saisie prend du retard et l'entrepôt attend. Une quantité mal tapée part chez le client, qui rappelle pour se plaindre.

Tout le monde sait que ce poste est une perte de temps. Personne n'a eu le temps de s'en occuper.

Ce qu'on relie, concrètement

  • Les commandes de votre boutique en ligne arrivent dans Sage ou Odoo avec le client, les articles et le mode de livraison.
  • Un bon de commande reçu en pièce jointe dans Outlook est lu, puis présenté à valider avant d'entrer dans la gestion.
  • La commande saisie par un commercial sur son téléphone rejoint le même endroit que les autres.
  • Un article inconnu ou un prix qui ne correspond pas au tarif arrive sur l'écran de la personne qui doit trancher.

Ce qui change une fois en service

  • Une commande est dans la gestion quelques instants après son arrivée, même les jours de rush.
  • L'entrepôt prépare à partir d'une information que personne n'a retapée.
  • La personne qui faisait la saisie s'occupe des clients et des cas qui demandent une décision.
  • Vous voyez chaque matin ce qui est entré, ce qui attend une validation, et pourquoi.

Comment ça se passe

  1. 45 minutes pour cartographier

    On choisit avec vous la partie de l'activité qui prend le plus de temps et on la suit de A à Z, en visio. Vous repartez avec la carte de ce qui se passe vraiment, et une réponse franche : le sur-mesure se justifie chez vous, ou non.

  2. Une proposition écrite

    Ce qui sera construit, vos règles avec leurs exceptions, la façon dont vous vérifierez que ça marche, et le prix. Rien ne démarre sans votre accord écrit.

  3. Un premier morceau utilisable tout de suite

    Le logiciel arrive par morceaux qui fonctionnent avec vos outils et vos vrais dossiers. Vos équipes s'en servent dès qu'un morceau est prêt, et leurs retours servent au suivant.

  4. Mise en service, puis on vous remet tout

    Vos équipes testent sur leur vrai travail, on ajuste, puis on met en service avec un retour en arrière prévu. Vous recevez le code, les accès et la documentation, à votre nom.

Ce que vous recevez

  • Un logiciel qui travaille avec les outils que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
  • Le code, les accès et la documentation, à votre nom. Un autre prestataire peut reprendre derrière nous.
  • Un prix fixé par écrit avant de commencer. Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT selon ce qu'il faut relier.
  • Ensuite, vous choisissez : maintenance et hébergement à tarif mensuel fixe, ou transmission à votre informaticien.
  • Personne n'est remplacé. Le logiciel retire des tâches à vos équipes, pas des postes.

Les questions qu'on nous pose avant de réserver

Nos clients commandent par mail, dans des formats tous différents. C'est faisable ?
Oui, c'est même un cas fréquent. Pendant la cartographie, on regarde vos vrais mails. Ce que le logiciel lit avec certitude entre seul, le reste vous est présenté pour validation.
On garde notre logiciel de gestion ?
Oui. Le logiciel travaille avec Sage, Odoo, un Excel ou l'outil que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
Et la personne qui fait la saisie aujourd'hui ?
Elle garde son poste. On lui retire la partie où elle recopie, pour qu'elle passe ce temps sur ce qui demande un humain.
Combien ça coûte ?
Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT, selon le nombre de sources de commandes et d'outils à relier. Le montant est fixé par écrit avant de commencer.