Métiers
Logiciel sur mesure pour organisme de formation
Un logiciel sur mesure pour organisme de formation suit chaque stagiaire de l'inscription à l'attestation, avec les documents qui vont avec.
Gratuit · Sans engagement
Souvent, l'inscription arrive par mail, la convention est faite sous Word, l'émargement est une feuille papier scannée, et le suivi tient dans un tableur partagé.
Astrap construit l'outil qui relie ces étapes et range chaque pièce au bon dossier, autour des logiciels que vous utilisez déjà.
Gratuit · Sans engagement
Si c'est votre quotidien
Une entreprise inscrit trois salariés par mail. Quelqu'un crée les fiches, prépare la convention sous Word, l'envoie, relance pour la signature, puis la range dans un dossier partagé.
Pendant la session, les feuilles d'émargement circulent sur papier. Elles reviennent au bureau à la fin de la semaine, parfois incomplètes, et sont scannées une par une.
Avant un audit, il faut reconstituer chaque dossier en retrouvant les pièces dans trois endroits différents.
Ce qu'on construit, concrètement
- Un formulaire d'inscription qui crée le dossier du stagiaire et prépare la convention avec les bonnes informations.
- Une relance préparée tant que la convention n'est pas revenue signée.
- Un émargement sur tablette ou sur téléphone, rattaché à la session et au stagiaire.
- Les attestations générées à la fin de la session, à partir des présences réelles.
Ce qui change une fois en service
- Chaque dossier est complet au fur et à mesure, au lieu d'être reconstitué avant l'audit.
- Une feuille d'émargement manquante se voit le jour de la session.
- Les pièces que vos audits vous demandent se retrouvent au même endroit.
Comment ça se passe
45 minutes pour cartographier
On choisit avec vous la partie de l'activité qui prend le plus de temps et on la suit de A à Z, en visio. Vous repartez avec la carte de ce qui se passe vraiment, et une réponse franche : le sur-mesure se justifie chez vous, ou non.
Une proposition écrite
Ce qui sera construit, vos règles avec leurs exceptions, la façon dont vous vérifierez que ça marche, et le prix. Rien ne démarre sans votre accord écrit.
Un premier morceau utilisable tout de suite
Le logiciel arrive par morceaux qui fonctionnent avec vos outils et vos vrais dossiers. Vos équipes s'en servent dès qu'un morceau est prêt, et leurs retours servent au suivant.
Mise en service, puis on vous remet tout
Vos équipes testent sur leur vrai travail, on ajuste, puis on met en service avec un retour en arrière prévu. Vous recevez le code, les accès et la documentation, à votre nom.
Ce que vous recevez
- Un logiciel qui travaille avec les outils que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
- Le code, les accès et la documentation, à votre nom. Un autre prestataire peut reprendre derrière nous.
- Un prix fixé par écrit avant de commencer. Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT selon ce qu'il faut relier.
- Ensuite, vous choisissez : maintenance et hébergement à tarif mensuel fixe, ou transmission à votre informaticien.
- Personne n'est remplacé. Le logiciel retire des tâches à vos équipes, pas des postes.
Les questions qu'on nous pose avant de réserver
- Il existe des logiciels pour organismes de formation. Pourquoi du sur-mesure ?
- Si l'un d'eux suit votre façon de travailler sans que vous gardiez un tableur à côté, prenez-le. Le sur-mesure se justifie quand vos formats de session, vos financeurs ou vos outils actuels ne rentrent dans aucun.
- Vous garantissez qu'on passera l'audit ?
- Non. On range et on relie les pièces que vous produisez déjà, pour qu'elles soient complètes et faciles à retrouver. Ce que l'audit exige, c'est à vérifier avec votre certificateur.
- Combien ça coûte ?
- Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT, selon le nombre d'étapes et d'outils à relier. Le montant exact est fixé par écrit avant de commencer.