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Astrap
Vérifier mon éligibilité

Travail manuel

Collecte de documents clients sans relances à la main

Collecte de documents clients : c'est le moment où un dossier s'arrête parce qu'il manque une attestation, un plan ou un bon signé, et où quelqu'un doit penser à le réclamer.

Vérifier mon éligibilité

Gratuit · Sans engagement

Astrap construit le logiciel qui sait, pour chaque dossier, ce qui a été reçu et ce qui manque. Il demande la pièce au client, le relance à votre rythme et range le fichier à sa place.

Le dossier repart dès que la dernière pièce arrive, sans attendre que quelqu'un le remarque.

Un bureau calme : un seul écran, le devis signé posé à côté, l'employée au téléphone avec un client, détendue.

Si c'est votre quotidien

Un client vous envoie la moitié des documents par e-mail, le reste en photo sur WhatsApp, et une pièce oubliée qu'il promet pour la semaine suivante.

Quelqu'un chez vous télécharge les pièces jointes, les renomme, les range dans le bon dossier sur Google Drive, puis note dans un tableur ce qui manque encore. Personne ne sait vraiment qui doit relancer, ni quand.

Le dossier reste à l'arrêt, et le client s'étonne que ça n'avance pas.

Ce qu'on met en place, concrètement

  • Pour chaque type de dossier, la liste des pièces attendues, écrite une fois selon vos règles.
  • Le client reçoit un lien pour déposer ses documents, sans créer de compte, depuis son téléphone s'il le souhaite.
  • Les fichiers reçus sont nommés et rangés automatiquement dans le dossier du client.
  • Une pièce qui manque déclenche une relance au délai que vous choisissez, puis remonte chez la personne responsable.

Ce qui change une fois en service

  • Vous voyez d'un coup d'œil quels dossiers attendent une pièce, et laquelle.
  • Plus personne ne passe sa matinée à télécharger et renommer des pièces jointes.
  • Le dossier complet repart vers l'étape suivante le jour où il l'est.
  • Un client qui appelle obtient une réponse précise sur ce qu'il doit encore envoyer.

Comment ça se passe

  1. 45 minutes pour cartographier

    On choisit avec vous la partie de l'activité qui prend le plus de temps et on la suit de A à Z, en visio. Vous repartez avec la carte de ce qui se passe vraiment, et une réponse franche : le sur-mesure se justifie chez vous, ou non.

  2. Une proposition écrite

    Ce qui sera construit, vos règles avec leurs exceptions, la façon dont vous vérifierez que ça marche, et le prix. Rien ne démarre sans votre accord écrit.

  3. Un premier morceau utilisable tout de suite

    Le logiciel arrive par morceaux qui fonctionnent avec vos outils et vos vrais dossiers. Vos équipes s'en servent dès qu'un morceau est prêt, et leurs retours servent au suivant.

  4. Mise en service, puis on vous remet tout

    Vos équipes testent sur leur vrai travail, on ajuste, puis on met en service avec un retour en arrière prévu. Vous recevez le code, les accès et la documentation, à votre nom.

Ce que vous recevez

  • Un logiciel qui travaille avec les outils que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
  • Le code, les accès et la documentation, à votre nom. Un autre prestataire peut reprendre derrière nous.
  • Un prix fixé par écrit avant de commencer. Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT selon ce qu'il faut relier.
  • Ensuite, vous choisissez : maintenance et hébergement à tarif mensuel fixe, ou transmission à votre informaticien.
  • Personne n'est remplacé. Le logiciel retire des tâches à vos équipes, pas des postes.

Les questions qu'on nous pose avant de réserver

Nos clients ne sont pas à l'aise avec les outils. Ils vont suivre ?
Le dépôt se fait depuis un lien, sans mot de passe, comme on envoie une photo. Et ceux qui préfèrent l'e-mail peuvent continuer : la pièce est reconnue et rangée de la même façon.
Et quand un document reçu n'est pas le bon ?
Quelqu'un chez vous le refuse en un clic, avec une phrase d'explication, et le client est redemandé. Le logiciel ne décide pas à votre place si une pièce est valable.
On range tout sur Google Drive aujourd'hui. On change ?
Non. Si votre rangement vous convient, le logiciel dépose les fichiers là où vous les cherchez déjà.
Combien ça coûte ?
Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT, selon le nombre de types de dossiers et ce qu'il faut relier. Le montant exact est fixé par écrit avant de commencer.