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Astrap
Vérifier mon éligibilité

Travail manuel

Centraliser les demandes clients, d'où qu'elles arrivent

Centraliser les demandes clients, c'est réunir au même endroit ce qui arrive par téléphone, par e-mail, sur WhatsApp ou par le formulaire du site, avec un nom à côté de chaque demande.

Vérifier mon éligibilité

Gratuit · Sans engagement

Astrap construit le logiciel qui recueille ces demandes là où elles tombent aujourd'hui, les range, et les donne à la bonne personne.

Une demande restée sans réponse revient d'elle-même sur la liste de quelqu'un au lieu de disparaître au fond d'une boîte mail.

Un bureau calme : un seul écran, le devis signé posé à côté, l'employée au téléphone avec un client, détendue.

Si c'est votre quotidien

Un client appelle le standard, un autre écrit au commercial sur son portable, un troisième remplit le formulaire du site qui arrive dans une boîte que plus personne ne lit vraiment.

Chacun traite ce qu'il reçoit, à sa façon. Quand le client rappelle trois jours plus tard pour savoir où en est sa demande, personne ne retrouve la trace de l'échange.

Et c'est souvent vous qu'on vient chercher pour savoir qui devait répondre.

Ce qu'on met en place, concrètement

  • Les e-mails de la boîte contact et les messages du formulaire arrivent dans une seule liste, triés par type de demande.
  • Un appel noté en deux clics depuis le téléphone rejoint la même liste que le reste.
  • Chaque demande est attribuée à une personne selon vos règles : le secteur, le client, le type de besoin.
  • Une demande sans réponse au-delà du délai que vous fixez remonte chez la personne responsable, puis chez vous si elle dort encore.

Ce qui change une fois en service

  • Chaque demande a un responsable, et tout le monde sait lequel.
  • Quand un client rappelle, n'importe qui retrouve l'historique de l'échange.
  • Un collaborateur en congé ne laisse plus ses clients sans réponse.
  • Vous voyez ce qui attend, et depuis quand, sans faire le tour des bureaux.

Comment ça se passe

  1. 45 minutes pour cartographier

    On choisit avec vous la partie de l'activité qui prend le plus de temps et on la suit de A à Z, en visio. Vous repartez avec la carte de ce qui se passe vraiment, et une réponse franche : le sur-mesure se justifie chez vous, ou non.

  2. Une proposition écrite

    Ce qui sera construit, vos règles avec leurs exceptions, la façon dont vous vérifierez que ça marche, et le prix. Rien ne démarre sans votre accord écrit.

  3. Un premier morceau utilisable tout de suite

    Le logiciel arrive par morceaux qui fonctionnent avec vos outils et vos vrais dossiers. Vos équipes s'en servent dès qu'un morceau est prêt, et leurs retours servent au suivant.

  4. Mise en service, puis on vous remet tout

    Vos équipes testent sur leur vrai travail, on ajuste, puis on met en service avec un retour en arrière prévu. Vous recevez le code, les accès et la documentation, à votre nom.

Ce que vous recevez

  • Un logiciel qui travaille avec les outils que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
  • Le code, les accès et la documentation, à votre nom. Un autre prestataire peut reprendre derrière nous.
  • Un prix fixé par écrit avant de commencer. Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT selon ce qu'il faut relier.
  • Ensuite, vous choisissez : maintenance et hébergement à tarif mensuel fixe, ou transmission à votre informaticien.
  • Personne n'est remplacé. Le logiciel retire des tâches à vos équipes, pas des postes.

Les questions qu'on nous pose avant de réserver

Un logiciel de tickets du commerce ne ferait pas l'affaire ?
Parfois, si. Si vos demandes se ressemblent toutes et que vous n'avez rien à relier derrière, un outil standard suffit, et on vous le dira. Le sur-mesure se justifie quand la demande doit ensuite alimenter vos devis, vos commandes ou votre planning.
Mes commerciaux reçoivent tout sur WhatsApp. On leur retire ?
Non. Ils gardent leur façon de parler aux clients. On organise la façon dont la demande rejoint la liste commune, sans leur ajouter une corvée.
Il faut changer notre messagerie ?
Non. Le logiciel lit les boîtes que vous utilisez déjà, Outlook compris.
Combien ça coûte ?
Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT, selon le nombre de canaux à réunir et ce qu'il faut relier derrière. Le montant exact est fixé par écrit avant de commencer.