Connexions
Synchroniser HubSpot et votre comptabilité
Synchroniser HubSpot et la comptabilité, c'est faire qu'une affaire gagnée dans HubSpot prépare la facture dans votre logiciel de compta, sans qu'on recopie le client, les lignes ou les conditions de paiement.
Gratuit · Sans engagement
HubSpot met ses contacts, ses entreprises et ses affaires à disposition par une interface documentée. Le logiciel qu'Astrap construit les lit, applique vos règles de facturation et écrit dans votre comptabilité, quelle qu'elle soit.
Le paiement reçu repart vers HubSpot, pour que le commercial le voie.
Gratuit · Sans engagement
Si c'est votre quotidien
Un commercial passe une affaire en gagnée dans HubSpot et envoie un message à la comptabilité. Quelqu'un recopie le client, le montant et les conditions dans le logiciel de compta, et crée la facture.
Quand le client paie en retard, le commercial ne le sait pas, et il lui propose une nouvelle commande. Pour savoir qui a payé, il faut écrire à la comptabilité et attendre la réponse.
Ce qu'on relie, concrètement
- L'affaire gagnée dans HubSpot crée le client et prépare la facture dans votre logiciel de compta.
- Les conditions de paiement et les acomptes suivent les règles écrites avec votre comptable.
- Le statut de paiement remonte sur la fiche HubSpot du client.
- Une affaire gagnée sans facture après le délai que vous fixez vous est signalée.
Ce qui change une fois en service
- La comptabilité ne recopie plus les affaires gagnées.
- Le commercial sait qui a payé avant d'appeler le client.
- Aucune affaire signée ne reste sans facture parce que le message s'est perdu.
- Les fiches clients sont les mêmes dans HubSpot et en comptabilité.
Comment ça se passe
45 minutes pour cartographier
On choisit avec vous la partie de l'activité qui prend le plus de temps et on la suit de A à Z, en visio. Vous repartez avec la carte de ce qui se passe vraiment, et une réponse franche : le sur-mesure se justifie chez vous, ou non.
Une proposition écrite
Ce qui sera construit, vos règles avec leurs exceptions, la façon dont vous vérifierez que ça marche, et le prix. Rien ne démarre sans votre accord écrit.
Un premier morceau utilisable tout de suite
Le logiciel arrive par morceaux qui fonctionnent avec vos outils et vos vrais dossiers. Vos équipes s'en servent dès qu'un morceau est prêt, et leurs retours servent au suivant.
Mise en service, puis on vous remet tout
Vos équipes testent sur leur vrai travail, on ajuste, puis on met en service avec un retour en arrière prévu. Vous recevez le code, les accès et la documentation, à votre nom.
Ce que vous recevez
- Un logiciel qui travaille avec les outils que vous avez déjà. On ne vous demande pas d'en changer.
- Le code, les accès et la documentation, à votre nom. Un autre prestataire peut reprendre derrière nous.
- Un prix fixé par écrit avant de commencer. Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT selon ce qu'il faut relier.
- Ensuite, vous choisissez : maintenance et hébergement à tarif mensuel fixe, ou transmission à votre informaticien.
- Personne n'est remplacé. Le logiciel retire des tâches à vos équipes, pas des postes.
Les questions qu'on nous pose avant de réserver
- HubSpot propose déjà des intégrations comptables.
- Oui, et si l'une d'elles couvre votre cas, on vous le dit pendant la cartographie. On construit quand vos acomptes, vos remises ou vos entités multiples dépassent ce qu'elle sait faire.
- Nous avons plusieurs sociétés. Ça se gère ?
- Oui, à condition d'écrire quelle société facture quoi. C'est une des règles qu'on pose avec vous pendant la cartographie.
- Notre expert-comptable doit-il être impliqué ?
- C'est mieux. Ses règles de facturation sont écrites dans le logiciel, et il vérifie avant la mise en service que ce qui sort lui convient.
- Combien ça coûte ?
- Un chantier coûte entre 5 000 et 30 000 € HT, selon le nombre d'outils et de règles à relier. Le montant exact est fixé par écrit avant de commencer.